Сибирский федеральный университет 
РЕГЛАМЕНТ
подготовки и оформления финансовых документов об организации Конференции
1. Участники конференции самостоятельно подготавливают договор и акт сдачи-приемки выполненных работ. Подготовка документов предусматривает внесение в тексты договора и акта обязательных сведений об Участнике, указание суммы организационного взноса вместе с НДС (цифрами и прописью). Текст, выделенный желтым цветом, подлежит корректировке Участниками в соответствии с их данными. Номер договора и дату его заключения ставить не следует. После корректировки желтое выделение необходимо убрать. В случае изменения текста, не выделенного желтым цветом, или добавления дополнительных пунктов изменения обязательно согласовываются с юридическим отделом СФУ. Формы документов размещены на официальном сайте конференции.
2. Участники могут выступать заказчиками по договору самостоятельно (в этом случае подготавливается форма договора – «для физических лиц») или в качестве представителей организаций (форма договора – «для юридических лиц»).
3. После подготовки необходимо распечатать договор (2 экз) и акт (2 экз), подписать их со стороны Участника и направить оригиналы документов для согласования подписания со стороны Сибирского федерального университета.
Адрес для почтового обмена: 660041, г. Красноярск, пр. Свободный, д. 79, Сибирский федеральный университет, НИИЦ «Кристалл», Метелица Сергей Игоревич
Оригиналы документов (договор и акт – по 2 экз.) должны быть представлены в Рабочую группу для подписания со стороны СФУ не позднее 30 июля 2013 года. В исключительных случаях срок представления оригиналов документов в Оргкомитет может быть продлен до 15 августа 2013 года (по согласованию).
Для юридических лиц: подпись руководителя организации или уполномоченного представителя обязательно должна быть заверена гербовой печатью организации.
4. Для выставления университетом счета на оплату организационного взноса необходимо направить в Рабочую группу письмо по электронной почте metelitsa_s1@mail.ru. К письму необходимо приложить цветную сканированную копию (разрешение 300-400 dpi, рекомендуемый формат - .pdf) подготовленного и подписанного со стороны Участника договора об организации конференции. Сканированная копия будет подписана ректором СФУ и передана в бухгалтерию для выставления счета. Установленный срок формирования счета – 5 рабочих дней (не считая день поступления документов в Рабочую группу). Сканированные копии счета и подписанных договора и акта будут направлены Участнику по указанной им электронной почте.
5. Оригинальные документы (договор, акт, для юридических лиц (дополнительно): счет и счет-фактура) будут выданы Участникам во время работы конференции. При необходимости документы могут быть высланы почтовым отправлением до начала работы конференции (по согласованию). Счет-фактура будет выдана Участнику только после подписания акта приемки-сдачи выполненных работ обеими сторонами и при наличии оригинальных договора и акта приемки-сдачи в бухгалтерии СФУ.
Формы договоров об организации конференции и актов приемки-сдачи выполненных работ доступны по ссылкам: